EUDR-Sorgfaltserklärung: Vorlage und Ausfüllanleitung
Die Angaben für die Sorgfaltserklärung liegen selten an einer Stelle: Zolltarifnummern im Einkauf, Geokoordinaten beim Lieferanten in Indonesien, die EORI-Nummer in der Buchhaltung. Dieser Erfassungsbogen sammelt alles, was TRACES verlangt – zweisprachig, damit der Lieferant ihn auch lesen kann.
- Erfassungsbogen nach Anhang II und Artikel 9 – Word (.docx)
- Ausfüllanleitung mit komplett ausgefülltem Musterbeispiel
- Lieferantenanschreiben auf Englisch, sendefertig
- Rollenklärung vorab – vier Ankreuzfelder statt Rechtsrecherche
- Durchgehend zweisprachig, Deutsch und Englisch
- Stand: Verordnung (EU) 2025/2650
Angebot für Unternehmen
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Kurz beantwortet: Was bekomme ich?
Einen zweisprachigen Erfassungsbogen, mit dem Sie alle Angaben für die Sorgfaltserklärung nach EUDR zusammentragen, sowie eine Ausfüllanleitung mit ausgefülltem Musterbeispiel und einem fertigen englischen Anschreiben an Ihre Lieferanten. Einmalig 59,- € zzgl. USt., Sofort-Download über Digistore24. Die Erklärung selbst wird weiterhin in TRACES eingereicht – dieser Bogen bereitet sie vor.
Was Sie das sonst kostet
Stellen Sie sich vor, Sie geben die Aufgabe an eine Mitarbeiterin im Einkauf. Sie liest sich in die Verordnung ein, klärt die eigene Rolle in der Lieferkette, baut eine Struktur für die Datenerfassung, formuliert eine englische Anfrage an die Lieferanten und prüft am Ende, ob alles vollständig ist.
Rechnen Sie mit einem Arbeitstag – eher mehr. Ein Arbeitstag kostet Ihr Unternehmen ein Vielfaches von 59,- €. Und das Ergebnis ist im besten Fall genau das, was hier fertig liegt.
Was drin ist
Der Erfassungsbogen
Rollenklärung, Marktteilnehmer, Produktdetails, Herkunft mit Geodaten, Lieferkette in beide Richtungen, Risikobewertung, Bestätigung und Ablage der TRACES-Referenznummer.
Die Ausfüllanleitung
Derselbe Bogen einmal komplett ausgefüllt – ein Importeur von Teakmöbeln aus Indonesien. Danach jeder Abschnitt erklärt, mit dem Fehler, der an dieser Stelle am häufigsten passiert.
Das Lieferantenanschreiben
Eine sendefertige englische Anfrage, die alle sieben Angaben nach Artikel 9 auf einmal abfragt – inklusive der Formulierung für Punktdaten und Polygone ab vier Hektar.
Die Endkontrolle
Sieben Punkte, die vor der Eingabe in TRACES zu prüfen sind. Darunter der, den man sonst erst beim zweiten Anlauf lernt: Zahlendreher in der EORI-Nummer fallen erst im System auf.
Was der Bogen nicht ist
Er ersetzt die Eingabe in TRACES nicht
Die Sorgfaltserklärung wird ausschließlich elektronisch im EU-Informationssystem übermittelt. Es gibt kein amtliches Papierformular. Wer Ihnen ein Muster als „die Erklärung“ verkauft, hat entweder nicht verstanden, wie das Verfahren läuft – oder verschweigt es. Dieser Bogen bereitet die Übermittlung vor und dokumentiert sie danach.
Er ist keine Rechtsberatung
Ich bin kein Jurist. Der Bogen bildet die Anforderungen aus Anhang II und Artikel 9 strukturiert ab, damit Sie nichts vergessen. Verbindlich sind der Verordnungstext und die Auskunft der für Sie zuständigen Behörde. Der Hinweis steht auch im Dokument selbst.
Für wen er gemacht ist – und für wen nicht
Seit Verordnung (EU) 2025/2650 gibt nur noch der Erstinverkehrbringer eine eigene Sorgfaltserklärung ab. Bevor Sie kaufen, sollten Sie wissen, ob Sie dazugehören:
| Ihre Rolle | Erklärung nötig? | Bogen sinnvoll? |
|---|---|---|
| Erstinverkehrbringer Import aus einem Drittland, Ausfuhr aus der EU |
Ja, über TRACES | Ja – dafür ist er gebaut |
| Nachgelagerter Marktteilnehmer | Nein – Referenznummer erfassen | Nur als Ablage für die Referenznummern |
| Händler | In der Regel nein | Meist nicht nötig |
Nicht sicher, welche Rolle Sie haben? Die Erklärseite zur Sorgfaltserklärung führt Sie in vier Schritten dorthin – kostenlos. Lesen Sie das lieber vorher als nachher. Und Achtung: Wer Ware von einem Unternehmen aus einem Drittstaat bezieht und sie als Erster auf dem EU-Markt bereitstellt, wird nach Artikel 7 selbst zum Marktteilnehmer – auch wenn er sich als Händler versteht.
Warum nicht ein kostenloses Muster?
Können Sie machen. Drei Dinge finden Sie dort allerdings selten:
Den aktuellen Rechtsstand
Viele Muster bilden noch die Fassung von 2023 ab – mit der Pflicht für alle Marktteilnehmer und den alten Fristen. Beides gilt seit Dezember 2025 nicht mehr.
Die Angaben nach Artikel 9
Die meisten Muster bilden nur Anhang II ab, also das Endergebnis. Die eigentliche Arbeit steckt in Artikel 9: Geodaten, Erzeugungszeitraum, Lieferanten und Abnehmer. Genau daran scheitern Erfassungen.
Jemanden, der antwortet
Wenn etwas unklar ist oder sich die Rechtslage ändert, schreiben Sie mir. Bei einem anonymen Download geht das nicht.
So läuft der Kauf ab
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Ein Klick auf den Kaufknopf führt zum Bestellformular. Zahlbar per Kreditkarte, PayPal oder auf Rechnung. Die anwendbare Umsatzsteuer wird dort anhand von Land und Unternehmerstatus ermittelt.
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Mit ausgewiesener Umsatzsteuer, als Betriebsausgabe absetzbar. Verkäufer und Rechnungssteller ist Digistore24.
Zur Rückgabe: Für diesen Erfassungsbogen gilt ein Rückgaberecht von 14 Tagen ab Kauf. Der Kauf läuft über Digistore24 - dort findest du im Bestellvorgang die vollständigen Bedingungen.
EUDR-Erfassungsbogen mit Anleitung
Bogen, Ausfüllanleitung, Musterbeispiel und Lieferantenanschreiben. Zwei Word-Dateien (.docx), durchgehend zweisprachig. Aktualisierung bei Änderung der Rechtslage inklusive.
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Lizenz anfragenHäufige Fragen
RK
Ronny Kühn
Ich bin kein Jurist. Was ich kann, ist komplizierte Vorgaben so aufbereiten, dass jemand sie am Montag anwenden kann – und Unterlagen bauen, mit denen das gelingt. Wenn etwas fehlt oder unklar ist, schreiben Sie mir.