Bei jeder Präsentation, sei es in der Schule, im Job oder auf Vorträgen, kann man Präsentationen ertragen oder bewundern. Letzteres ist dann der Fall, wenn das Thema auf verständliche Art und Weise aufbereitet und vorgetragen wurde und das vermittelte Wissen durch ein Handout untermauert wird. Doch nur wenige Vortragende wissen über die Vorteile eines guten Handouts und nutzen es in ihrem Alltag. Dabei kannst du damit nicht nur dein Wissen unterstreichen, sondern noch viel mehr erreichen. In diesem Artikel zeige ich dir, worauf es bei einem guten… nein perfekten Handout ankommt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Handout?
Zuerst stellt sich die Frage: Was ist eigentlich ein Handout? Denn da können die Meinungen bereits auseinander gehen. Ein Handout ist ein begleitendes Dokument für den jeweiligen Vortrag. Es beinhaltet wesentliche Informationen und Punkte, die als wichtig einzustufen sind. Beispielsweise für einen Vortrag in Geographie, kann man in einem Handout die wichtigsten bzw. bekanntesten Berge und Flüsse von Deutschland oder Österreich aufzählen.
Ein Handout soll dabei kurz und knapp aufgebaut sein und lediglich wesentliche Fakten und unterstützendes Bildmaterial beinhalten. Es soll nicht als komplette Zusammenfassung des Vortrags verstanden werden. Nur wichtige Punkte, weiterführende Quellen und eventuell Informationen zum Vortragenden. Klingt ziemlich einfach, ist es aber nicht… sonst hätten wir ja eine große Sammlung von wunderbaren und informativen Handouts.
Wie erstellt man ein Handout?
Bevor man diese Frage genau beantworten kann, ist es wichtig zu unterscheiden, wofür das Handout verwendet und eingesetzt wird. Denn ein Handout ist nicht gleich ein Handout. So gibt es beispielsweise folgende Szenarien:
- Ein Handout für einen Vortrag in der Schule oder Universität
- Ein Handout für einen Business-Vortag
- Ein Handout für Marketingzwecke eines Produkts oder Services
- Ein Handout für ein Training oder eine Schulung
- Ein Handout für weiterführende Informationen eines Unternehmens
- …
Wenn festgelegt wurde, für welchen Zweck das Handout eingesetzt wird, kann man sich an den Aufbau und die Gestaltung machen. Warum eine Unterscheidung des Einsatzgebiets notwendig ist, zeige ich dir in folgenden Punkten, die für das jeweilige Handout allgemein gelten:
Handout für Vortrag in der Schule
Für ein Handout in der Schule oder der Universität gibt es einen groben Leitfaden, der meist nur in wenigen Punkten abweicht. Ich empfehle allerdings stets die zuständige Lehrkraft zu kontaktieren, damit man sich an die jeweiligen Regeln (wenn es denn welche gibt) halten kann:
- Meist eine oder maximal zwei DIN A4-Seiten lang
- In der Regel typische Seitenränder von 2cm
- Schriftgröße zwischen 11 und 12 pt
- Informationen über Titel des Vortrags, Informationen über den Vortragenden (Impressum), Informationen über Schule und Unterrichtsfach, sowie Datum des Vortrags
Handout für einen Business-Vortrag
Ein Handout für einen Business-Vortrag unterscheidet sich in einigen wesentlichen Punkten von dem Handout für die Schule oder die Universität. Hierbei ist es besonders wichtig, dass das Handout professionell und ansprechend gestaltet ist, um bei Geschäftspartnern oder Kollegen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Immerhin handelt es sich dabei für eine Chance zu einer Beförderung oder zu einem Vertragsabschluß. Folgende Punkte sollten in diesem Fall beachtet werden:
- Meist ein gefalteter Flyer einer DIN A4-Seite im Querformat: Diese Form bietet genügend Platz für alle wesentlichen Informationen und ist gleichzeitig kompakt und handlich.
- In der Regel Seitenränder von 1cm
- Schriftgröße zwischen 8 und 12 pt
- Hin und wieder handelt es sich auch um mehrseitige DIN A-4 Seiten im Hochformat in einer Mappe: Diese Variante ist besonders geeignet für detailliertere Präsentationen, bei denen umfassendere Informationen übermittelt werden müssen. Dabei beläuft sich die Schriftgröße zwischen 10 und 14 pt
- Visuelles Design: Ein ansprechendes Design mit Firmenlogos, Unternehmensfarben und professionellen Grafiken sorgt für einen positiven ersten Eindruck.
- Inhaltliche Klarheit: Prägnante und gut strukturierte Inhalte, die die Kernpunkte der Präsentation hervorheben, sind essenziell. Lange Textblöcke sollten vermieden werden; stattdessen sollten Bullet Points, Diagramme und Infografiken verwendet werden.
- Praktische Relevanz: Das Handout sollte relevante Informationen enthalten, die den Zuhörern einen praktischen Mehrwert bieten, wie z.B. Zusammenfassungen, Schlüsseldaten und weiterführende Links.
- Kontaktinformationen: Am Ende des Handouts sollten immer Kontaktinformationen des Vortragenden und ggf. des Unternehmens stehen, um eine einfache Kontaktaufnahme zu ermöglichen.
- Zusätzliche Ressourcen: Links zu weiterführenden Informationen oder digitalen Ressourcen können hinzugefügt werden, um den Zuhörern zusätzlichen Nutzen zu bieten.
Ein gut gestaltetes Business-Handout kann den Unterschied machen, wenn es darum geht, eine Botschaft klar und überzeugend zu vermitteln und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Es sagt übrigens auch sehr viel aus, wenn es kein Handout gibt.
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Handout für Marketingzwecke eines Produkts oder Services
Wenn ein Handout für Marketingzwecke eingesetzt wird, dient es dazu, potentielle Kunden zu informieren und zu überzeugen. Hier sind einige wichtige Punkte:
- Meist ebenfalls ein gefalteter Flyer einer DIN A4-Seite im Querformat
- In der Regel Seitenränder von 1cm
- Schriftgröße zwischen 8 und 12 pt
- Visuelle Elemente: Hochwertige Bilder und Grafiken, die das Produkt oder den Service ansprechend präsentieren. Verzichte auf Diagramme, haben selten eine Aussagekraft bei so wenig Platz.
- Verkaufsargumente: Klare, überzeugende Verkaufsargumente, die die Vorteile und USPs (Unique Selling Propositions) des Produkts oder Services hervorheben.
- Kundenzitate und Fallstudien: Authentische Kundenzitate und Fallstudien können Vertrauen schaffen und die Glaubwürdigkeit erhöhen.
- Call-to-Action: Ein starker Call-to-Action, der den Leser dazu auffordert, einen nächsten Schritt zu unternehmen (z.B. Kontaktaufnahme, Testversion, Kauf).
Handout für ein Training oder eine Schulung
Ein Handout für Trainings- oder Schulungszwecke sollte den Teilnehmern helfen, die vermittelten Informationen besser zu verstehen und zu behalten. Wichtige Aspekte sind:
- Besteht meist aus ein oder mehreren Din A4-Seiten im Hochformat
- In der Regel Seitenränder von 1,5cm
- Schriftgröße zwischen 10 und 12 pt
- Übersichtlichkeit: Eine klare Struktur und Gliederung, die den Schulungsinhalt logisch aufbereitet.
- Lernziele: Eine kurze Übersicht der Lernziele am Anfang des Handouts.
- Praktische Beispiele und Übungen: Beispiele, Fallstudien und Übungsaufgaben, die das Gelernte vertiefen.
- Zusammenfassungen: Am Ende jedes Abschnitts oder Kapitels sollten kurze Zusammenfassungen stehen, die die wichtigsten Punkte noch einmal wiederholen.
Handout für weiterführende Informationen eines Unternehmens
Dieses Handout dient dazu, Kunden oder Geschäftspartnern detailliertere Informationen über das Unternehmen und seine Angebote zu geben. Es sollte enthalten:
- Ein gefalteter Flyer einer DIN A4-Seite im Querformat
- In der Regel Seitenränder von 1cm
- Schriftgröße zwischen 8 und 12 pt
- Unternehmensprofil: Eine kurze Vorstellung des Unternehmens, seiner Geschichte und seiner Mission.
- Produkte und Dienstleistungen: Detaillierte Informationen über die angebotenen Produkte und Dienstleistungen.
- Erfolgsgeschichten: Beispiele erfolgreicher Projekte oder zufriedener Kunden.
- Kontaktinformationen: Detaillierte Kontaktinformationen und gegebenenfalls eine Karte mit dem Standort des Unternehmens.
Schlussfolgerung
Ein gutes Handout ist mehr als nur ein Begleitdokument zu einem Vortrag. Es ist ein mächtiges Werkzeug, das dazu beiträgt, Informationen zu vermitteln, zu strukturieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Egal, ob in der Schule, im Geschäftsleben oder im Marketing – ein perfekt gestaltetes Handout kann den Unterschied machen. Bei Dokumentenmeister helfe ich dir, Handouts zu erstellen, die deine Präsentationen auf das nächste Level heben. Lass uns gemeinsam deine Botschaften klar und effektiv vermitteln.
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Leitfaden zur Erstellung eines Handouts
Bevor du mit der Gestaltung und dem Aufbau eines Handouts beginnst, solltest du einige wichtige Schritte beachten. Ein gut vorbereitetes Handout kann den Unterschied machen, ob deine Botschaft klar und überzeugend vermittelt wird. Aus diesem Grund empfehle ich, sich vorher in Ruhe mit dem Vorhaben auseinanderzusetzen. Selbstverständlich kann man mit dem Aufbau und der Gestaltung des Handouts sofort losstarten, doch meist fehlt es dann am roten Faden, Struktur und Platz. Aus diesem Grund habe ich einen kurzer Leitfaden erarbeitet, der dir hilft, sich optimal vorzubereiten:
- Ziel und Zweck des Handouts festlegen
- Frage dich: Was möchte ich mit diesem Handout erreichen? Soll es informieren, überzeugen oder eine Zusammenfassung bieten?
- Zielgruppe identifizieren: Wer wird das Handout lesen? Welche Informationen sind für diese Zielgruppe relevant und nützlich?
- Inhalte strukturieren
- Hauptpunkte festlegen: Welche wesentlichen Informationen sollen im Handout enthalten sein?
- Logische Gliederung: Ordne die Informationen in einer logischen Reihenfolge, die für den Leser leicht nachvollziehbar ist.
- Visuelle Gestaltung planen
- Design-Konzept entwickeln: Überlege dir ein passendes Design, das zu deinem Thema und deiner Zielgruppe passt. Nutze gegebenenfalls Unternehmensfarben und -logos, um einen einheitlichen Auftritt zu gewährleisten.
- Visuelle Elemente einbinden: Plane den Einsatz von Grafiken, Bildern und anderen visuellen Elementen, um die Informationen anschaulicher zu gestalten.
- Format und Layout wählen
- Dokumentformat: Wähle ein passendes Format für dein Handout (z.B. DIN A4, gefalteter Flyer).
- Schriftarten und -größen: Achte auf gut lesbare Schriftarten und eine angemessene Schriftgröße.
- Optional: Relevante Informationen und Quellen sammeln
- Recherche: Sammle alle notwendigen Informationen und Quellen, die du in deinem Handout verwenden möchtest.
- Quellenangaben: Notiere dir alle Quellen, um diese korrekt im Handout angeben zu können.
- Entwurf erstellen und überprüfen
- Erster Entwurf: Erstelle einen ersten Entwurf deines Handouts und lasse ihn von Kollegen oder Freunden überprüfen.
- Feedback einholen: Nutze das Feedback, um das Handout zu verbessern und mögliche Fehler zu korrigieren.
- Endgültige Version gestalten
- Feinschliff: Überarbeite das Handout basierend auf dem Feedback und stelle sicher, dass alle Inhalte klar und verständlich sind.
- Druck- und digitale Version: Bereite sowohl eine druckfähige als auch eine digitale Version des Handouts vor, um flexibel zu sein.
Zugegeben, nicht jeder Schritt eignet sich für jedes Handout. Doch mit diesen Punkten kannst du dich gut vorbereiten und gewährleisten, dass in deinem Handout alle notwendigen Informationen enthalten, eine durchgehende Struktur sichgestellt und der Aufbau professionell gestaltet sind. Wenn du dir die Arbeit machst ein Handout zu erstellen, dann solltest du durchgehend darauf achten, dass das Handout seinen Zweck erfüllt und einen bleibenden Eindruck beim Publikum hinterlässt. Glaube mir, es zahlt sich in jedem Fall aus.
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Typische Don’ts und Fehler bei der Erstellung von Handouts
Wer sich die Mühe macht mit einem Handout zu glänzen, der läuft typischerweise auch Gefahr, das eine oder andere Fettnäpfchen zu erwischen. Dann kann aus einem Handout schnell ein Dokument entstehen, dass niemand lesen möchte oder zu schätzen weiß. Damit deine Mühe nicht umsonst ist, empfehle ich dir folgende Ratschläge bei der Erstellung zu beachten:
- Zu viel Text verwenden
- Ein Handout sollte keine Kopie Ihrer Präsentation sein. Vermeide lange Textblöcke, da sie das Handout überladen und unübersichtlich machen. Setze stattdessen auf kurze, prägnante Bullet Points.
- Mangelnde visuelle Gestaltung
- Ein Handout ohne visuelle Elemente wirkt langweilig und uninteressant. Verwende Grafiken und Bilder, um die wichtigsten Punkte zu illustrieren und das Handout ansprechender zu gestalten.
- Unklare Struktur
- Eine unübersichtliche Struktur kann dazu führen, dass die Leser die wichtigen Informationen nicht finden. Achte darauf, dass dein Handout klar gegliedert ist und eine logische Reihenfolge hat.
- Fehlende Quellenangaben
- Wenn du Informationen aus externen Quellen verwendest, stelle sicher, dass diese korrekt zitiert und angegeben werden. Fehlende Quellenangaben können die Glaubwürdigkeit deines Handouts beeinträchtigen.
- Keine Anpassung an die Zielgruppe
- Ein Handout, das nicht auf die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe zugeschnitten ist, wird seine Wirkung verfehlen. Passe Inhalt und Design an die spezifischen Anforderungen und Erwartungen deiner Leser an.
Ein gutes Handout ist mehr als nur ein Begleitdokument zu einem Vortrag. Es ist ein mächtiges Werkzeug, das dazu beiträgt, Informationen zu vermitteln, zu strukturieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Egal, ob in der Schule, im Geschäftsleben oder im Marketing – ein perfekt gestaltetes Handout kann den Unterschied machen.
Welches Programm soll man für ein Handout verwenden?
Als Programm für ein Handout für die Schule oder Universität eignet sich Microsoft Word (kostenpflichtig) oder Libre Office Writer (kostenlos). Mit diesen beiden Programmen hast du ein mächtiges Werkzeug in der Hand, dass dir hilft Absätze und Gliederungen zu erstellen, Grafiken einzubinden und das Handout in verschiedenen Arten zu designen. Allerdings kann man mit der einen oder anderen Funktion schnell an seine Grenzen stoßen, weshalb man schnell nach Alternativen sucht.
Eine beliebte Alternative für Handouts ist unter anderem Microsoft PowerPoint (kostenpflichtig) oder via Libre Office Impress (kostenlos). Diese Programme sind nicht nur besonders hilfreich beim Erstellen von Präsentationen, sondern auch bei der Erstellung und Gestaltung von passenden Handouts. Die Textblöcke können dabei beliebig positioniert werden und richten sich nicht wie bei Word oder Writer gänzlich neu aus.
Ich persönlich empfehlen neben PowerPoint oder Impress das Online-Tool Canva. Hierbei handelt es sich um einen Online-Designer, der alle Arten von Dokumenten auf einfache Weise erstellen kann. Das Bildmaterial, dass dabei zum Einsatz kommt, ist für die jeweiligen Zwecke lizensiert und kann beliebig positioniert und modifiziert werden. Neben Grafiken und Bilder hat man zudem Zugriff auf Schriftarten, Farbtools und laufend neue KI-Tools.