Es werden jeden Tag unglaublich viele E-Mails versendet und gelesen. Klar, vieles davon ist auch Spam, doch wertvolle E-Mails mit nützlichen Informationen sind nach wie vor gerne gesehen. Sei es eine Anfrage von einem Kunden oder einem Unternehmen, eine Bestätigung von einer Bank oder einem Arzt oder einfach eine Kontaktanbahnung für den nächsten Auftrag. Wußtest du, dass dabei das Auge beim Lesen einer E-Mail stets nach einer E-Mail Signatur sucht?
Umso tragischer ist es, wenn du bei deinen E-Mails gar keine Signatur verankert hast. In diesem Artikel und in dieser Anleitung zeige ich dir, wie du das in xx Schritten ganz einfach ändern kannst und worauf du bei deiner E-Mail Signatur aufpassen solltest, um keine Post vom Anwalt zu erhalten!
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine E-Mail Signatur?
Eine E-Mail Signatur ist wie eine kleine Visitenkarte, die an deine E-Mails die du verfasst automatisch beigefügt wird. Du definierst den Inhalt und das Aussehen einmal, verankerst es in deinem E-Mail-Programm und Schwups ist dein Auftritt bei allen E-Mails die du schreibst viel professioneller.
Eine E-Mail Signatur kann kostenlos hinterlegt werden und wird in jedem E-Mail-Programm angeboten. Du kannst deine E-Mail Signatur meistens sogar im Webmail (in der Onlineversion deiner E-Mail-Verwaltung) verankern. Lediglich das Erstellen einer E-Mail Signatur kann kostenpflichtig oder Backlink-pflichtig werden. Doch keine Sorge, diese Anbieter und Websites haben in dieser Anleitung keinen Platz gefunden.
Was gehört in eine E-Mail Signatur?
Im Grunde genommen kannst du in deiner E-Mail Signatur verankern was du möchtest (außer du bist ein Unternehmen). Es ist deine Signatur. Es hat sich allerdings etabliert, dass man sich an den kleinen Visitenkarten orientiert. Folgende Informationen sind immer wieder gerne gesehen:
E-Mail Signatur für Privatpersonen
- Vorname und Nachname
- Gegebenenfalls Titel
- Bild von dir (wenn du das wünscht)
- Wohnadresse (wenn du das wünscht)
- Telefonnummer (wenn du das wünscht)
- E-Mail-Adresse
- Link zu deiner Homepage/Website
- Links zu sozialen Netzwerken
Verpflichtende E-Mail Signatur für Selbstständige, Influencer, Einzelunternehmen, KMUs, GmbHs, etc.
- Vorname und Nachname
- Gegebenenfalls Titel
- Deine Position im jeweiligen Unternehmen
- Name des Unternehmens samt Rechtsform
- Adresse des Unternehmens
- Telefonnummer mit Nebenstelle und/oder Mobilnummer
- Deine firmenmäßige E-Mail-Adresse
- Link zur Website des Unternehmens
- Optional: Link zu sozialen Netzwerkauftritten des Unternehmens
- Je nach Unternehmen: Sitz des Unternehmens, Registergericht und Registriernummer, Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
- Hinweis (am besten mit einem Link) auf die gültige Datenschutzerklärung
Verzichte bei E-Mail Signaturen auf folgende Punkte
- E-Mail Disclaimer / Hinweis auf Vertraulichkeit – Es wurde bereits im Jahr 2012 vom Oberlandesgericht Saarbrücken (Az. 5 U 5/12-2) festgestellt, dass so ein Hinweis lediglich vor dem Öffnen der E-Mail Sinn macht, damit der Leser dem zustimmen oder ablehnen kann. Da diese Hinweise am Ende verankert sind, machen sie keinen Sinn und können weggelassen werden. Das eine E-Mail übrigens vertraulich ist, ergibt sich bereits durch das Telekommunikationsgesetz: Es ist verboten fremde E-Mails oder Inhalt zu lesen der nicht für einen bestimmt ist.
- Werbung / Werbebanner / Angebote – Alle Informationen die den Leser der E-Mail dazu verleiten einen Download, einen Kauf oder eine Anmeldung durchzuführen, können bereits als Werbung angesehen werden. Diese benötigt allerdings eine vorherige Einwilligung des Empfängers. Klingt komisch, ist aber so und gibts auch nur in Europa. Hast du diese Einwilligung von deinem Empfänger nicht, so droht dir eine kostenpflichtige Abmahnung je E-Mail (Kammergericht (KG) Berlin (Urteil vom 15.09.2021, Az. 5 U 35/20)).
Wie erstellt man eine E-Mail Signatur?
Es gibt nun zwei Arten von E-Mail Signaturen, eine die immer funktioniert und eine die nur funktioniert, wenn es das E-Mail-Programm des Empfängers zuläßt. Bei letzteres handelt es sich nämlich um HTML E-Mail Signaturen, die entsprechend interpretiert werden müssen.
Eine einfache E-Mail Signatur im Textformat erstellen
Eine E-Mail Signatur im Textformat funktioniert grundsätzlich immer. Sie beinhaltet keine klickbaren Links, keine Textformatierungen wie fett oder kursiv, keine Farben und keine Bilder. Sie besteht einfach nur aus Textzeichen, wie früher eine SMS. Du kannst eine E-Mail Signatur im Textformat sehr einfach und schnell erstellen. Anbei meine Vorlage für mein Unternehmen, dass du gerne verwenden kannst:
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Ronny Kühn
Dokumentenmeister
www.dokumentenmeister.at
hallo@dokumentenmeister.at
Neubaugasse 24/1
A-8020 Graz
T +43 (0)660 30 01 979
Aufsichtsbehörde: Magistrat der Stadt Graz
UID-Nummer: ATU74850707
https://www.dokumentenmeister.at/datenschutzerklaerung/Eine ansprechende E-Mail Signatur im HTML-Format erstellen
Wenn du in deiner E-Mail Signatur Farben, klickbare Links, Text-Formatierungen und Bilder verwenden möchtest, dann wirst du um eine HTML-Signatur nicht herumkommen. Diese erlauben eine individuelle Gestaltung und Formatierung. Allerdings: Eine HTML-Signatur wird nicht von jedem E-Mail-Programm korrekt angezeigt. Typische Ticket-Systeme von Dienstleistern interpretieren beispielsweise so gut wie gar kein ein HTML-E-Mail. Wenn dir das relativ egal ist, dann ist eine E-Mail Signatur im HTML-Format der besser weg. Dafür benötigst du allerdings einen Online-Generator der dir dabei unter die Arme greift.
Online-Generator für E-Mail Signaturen im HTML-Format
Ein sehr guter, einfach zu bedienender und kostenloser Online-Generator um E-Mail Signaturen im HTML-Format zu erstellen ist www.mail-signatures.com. Hier kannst du dein bevorzugtes E-Mail-Programm wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird wählen, deine Signatur aus verschiedenen Templates zusammenbasteln und den HTL-Code direkt in dein E-Mail-Programm kopieren.
Besser und einfacher geht es kaum. Doch damit du das wirklich Schritt für Schritt nachvollziehen kannst, habe ich das ganze in eine Anleitung gegossen, die du dir natürlich kostenlos downloaden kannst.
Erstellen in 5 Schritten Deine eigene HTML-E-Mail-Signatur
